“Arsip” Pengertian & ( Jenis – Sistem Penyimpanan – Prosedur )

Posted on

“Arsip” Pengertian & ( Jenis – Sistem Penyimpanan – Prosedur )

DosenPendidikan.Com – Untuk pembahasan kali ini kami akan mengulas mengenai Arsip yang dimana dalam hal ini meliputi jenis, sistem penyimpanan dan prosedur, nah agar lebih dapat memahami dan dimengerti simak ulasan selengkapnya dibawah ini.

Pengertian Arsip

Arsip ialah setiap catatan “record atau warkat” yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas “kartu, formulir”, kertas film “slide, film-strip, mikro film”, komputer “pita tape, piringan, rekaman, disket”, kertas photocopy dan lain-lain.

Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film “celluloid” dan media komputer “disket, pita magnetik dan sebagainya”.

Menurut Undang-Undang No.7 tahun 1971, pengertian arsip adalah “Depkes, 1971:43”

  • Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
  • Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Jenis-Jenis Arsip

Ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, terdapat dua jenis arsip yaitu “Depkes, 1971:43”

  • Arsip otentik, arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta “bukan fotokopi atau film” sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan, arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
  • Arsip tidak otentik, arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran “output atau print-out” komputer dan media komputer seperti disket dan sebagainya.

Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap “caption” dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana “sering disebut sistem abjad”, sistem geografis dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.

Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek “Amsyah, 2008:71”.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses “File pending” dan penyimpanan warkat yang sudah di proses “File Tetap”.

Penyimpanan Sementara “File Pending”

File pending atau file tindak lanjut “follow-up file” adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi.

Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk “guide” bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip “filing cabinet” yang dipergunakan.

Penyimpanan Tetap “File Permanen”

Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing.

Demikianlah pembahasan mengenai “Arsip” Pengertian & ( Jenis – Sistem Penyimpanan – Prosedur ) semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,, terima kasih banyak atas kunjungannya. 🙂 🙂 🙂

Baca Juga: