“Administrasi Kearsipan” Pengertian & ( Fungsi – Perlindungan – Penyimpanan – Pengawetan )

Diposting pada

“Administrasi Kearsipan” Pengertian & ( Fungsi – Perlindungan – Penyimpanan – Pengawetan )

DosenPendidikan.Com – Untuk pembahasan kali ini kami akan mengulas mengenai Administrasi Kearsipan yang dimana dalam hal ini meliputi fungsi, perlindungan, penyimpanan dan pengawetan. Nah agar lebih dapat memahami dan dimengerti simak ulasan selengkapnya dibawah ini.

Pengertian Administrasi Kearsipan

Administrasi Kearsipan “filing” yaitu penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu-lintas surat-menyurat keluar dan masuk. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenam dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.

Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: penyimpanan “sorting”, penempatan “placing” dan penemuan kembali “Mulyono, dkk 1985:3”.

Fungsi Kearsipan

Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu:

Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu:

  • Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
  • Arsip dinamis In Aktif yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang atau hanya digunakan referensi saja.

Arsip Statis

Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

Simak Juga :  "Artikel" Pengertian & ( Ciri - Tujuan - Manfaat - Jenis )

Perlindungan Arsip

Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi “kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan/perusak arsip” sehingga arsip tidak aman “hilang, rusak dan sebagainya”.

Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip:

  • Tidak hilang
  • Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab
  • Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/kepentingan pribadi
  • Tidak cepat/mudah rusak

Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:

  • Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan
  • Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah
  • Pengambilan arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah

Pengawetan Arsip

Usaha pengawetan arsip dapat dilakukan dengan berbagai macam cara misalnya:

  • Reproduksi dan fotografi
  • Restorasi dan penjili dan arsip
  • Laminasi arsip

Usaha-usaha untuk melindungi arsip seperti diatas selama arsip tersebut masih bersifat dinamis, menjadi tanggung jawab dan kewajiban masing-masing organisasi pencipta arsip yang bersifat statis menjadi tanggung jawab dan wewenang arsip nasional Republik Indonesia.

Demikianlah pembahasan mengenai “Administrasi Kearsipan” Pengertian & ( Fungsi – Perlindungan – Penyimpanan – Pengawetan ) semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,,terima kasih banyak atas kunjungannya. ๐Ÿ™‚ ๐Ÿ™‚ ๐Ÿ™‚

Baca Juga:


Simak Juga :  Pengertian, Karakteristik Dan Cara Membuat Ringkasan Mudah