Administrasi Perkantoran : Pengertian Menurut Para Ahli, Tujuan, Ruang Lingkup Dan Fungsinya

Diposting pada

Administrasi Perkantoran : Pengertian Menurut Para Ahli, Tujuan, Ruang Lingkup Dan Fungsinya

DosenPendidikan.Com – Dalam hal ini apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran ?? Pengertian Administrasi Perkantoran ialah serangkaian aktivitas rutin di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistematik.

Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu Ad yang artinya intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani atau memenuhi.

Definisi administrasi perkantoran dalam arti sempit ialah semua kegiatan teknis dan punya peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif.

Sedangkan dalam arti luas, administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan serta mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Supaya lebih memahami apa arti administrasi perkantoran, maka kita dapat merujuk pada pendapat beberapa ahli, nah berikut ini definisi administrasi perkantoran menurut para ahli yaitu:

  • Menurut George Terry
    Pengertian administrasi perkantoran ialah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
  • Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell
    Pengertian administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
  • Menurut Suparjati
    Pengertian administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.
  • Menurut Arthur Granger
    Administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.
  • Menurut William Spriegel Dan Ernest Daview
    Pengertian administrasi perkantoran adalah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturin, produksi, pengelolaan gudang dan marketing.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang disebutkan pada pengertian administrasi perkantoran diatas secara umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini adalah agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi dan psikologis.

  • Teknis, memiliki manfaat dan daya guna.
  • Ekonomis, harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya.
  • Psikologis, memberikan kepuasan.

Nah berikut ini ialah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap yaitu:

  • Menyediakan data dan informasi secara lengkap kapada pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
  • Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.
  • Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan menajemen.
  • Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengindentifikasi masalah dan penyebabnya serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
  • Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
  • Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman dan penggajian.
  • Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih pegawai.
  • Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para pegawai.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Seorang administrator bertanggungjawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai, pengawasan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang sudah ada. Berikut ini ialah ruang lingkup administrasi perkantoran selengkapnya:

Aktivitas Kantor

Beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya:

  • Perencanaan Perkantoran “office planning”
  • Pengorganisasian Perkantoran “office organizing”
  • Pengarahan Perkantoran “office actuating”
  • Pengawasan Perkantoran “office controling”

Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Beberapa sarana/fasilitas yang termasuk didalam ruang lingkup administrasi perkantoran ialah:

  • Lokasi kantor
  • Gedung
  • Peralatan
  • Interior
  • Mesin-mesin kantor

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada lima fungsi administrasi perkantoran dalam kaitannya dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini ialah uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut:

  • Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
  • Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
  • Fungsi analis yaitu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
  • Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta kerampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
  • Fungsi manajerial yaitu fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.

Demikianlah pembahasan mengenai Administrasi Perkantoran : Pengertian Menurut Para Ahli, Tujuan, Ruang Lingkup Dan Fungsinya semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,, terima kasih banyak atas kunjungannya.

Baca Juga: