“Sekretaris” Pengertian Menurut Para Ahli & ( Fungsi – Tujuan – Jenis )

Diposting pada

“Sekretaris” Pengertian Menurut Para Ahli & ( Fungsi – Tujuan – Jenis )

DosenPendidikan.Com – Dalam hal ini secara etimologi, pengertian sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu “secretum” yang memiliki arti rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut dengan secretaire, dalam bahasa Belanda disebut dengan secretares. Dan sedangkan pengertian sekretaris secara terminologi ialah orang yang harus dapat menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain.

Dalam hal ini jadi tugas-tugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan atau perusahaan sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris, karena tugas sekretaris ialah membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya.

Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Adapun pengertian sekretaris menurut para ahli yang diantaranya yaitu:

  • Menurut Betty Hutchinson Dan Carol Milano
    Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano yang dikutip oleh ursula Ernawati “2004:1” bahwa pengertian sekretaris ialah seorang profesional, sebagai profesional, anda diharapkan menampilkan macam-macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi dapat dipercaya dan berkepribadian.
  • Menurut Hartiti Hendrato Dan Tulus
    Menurut Hartiti Hendrato dan tulus “2004:4” bahwa pengertian sekretaris ialah orang yang membantu seseorang yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran.
  • Menurut Saiman
    Menurut Saiman “2002:24” bahwa pengertian sekretaris ialah orang yang memiliki tugas tentang kegiatan tulis menulis atau kegiatan catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu perkantoran atau perusahaan.
  • Menurut The Liang Gie
    Menurut The Liang Gie “2002:25” yang dikutip oleh Saiman bahwa yang dimaksud dengan sekretaris ialah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi pejabat penting atau suatu organisasi.
  • Menurut Wursanto
    Menurut Wursanto “2002:25” yang dikutip Saiman bahwa arti sekretaris ialah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

Fungsi Sekretaris

Sekretaris memegang peranan penting sebagai maksud yang memiliki fungsi dan tugas untuk menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan atau fungsi sekretaris ini tentunya sesuai dengan masing-masing baik dalam organisasi ataupun sekretaris dalam perusahaan, peranan atau fungsi sekretaris secara umum ialah:

Peran Sekretaris Terhadap Atasan

Maksu peran sekretaris terhadap atasan dalam organisasi atau perusahaan ialah:

  • Sekretaris berfungsi sebagai pertantara komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan/berkomunikasi dengan pimpinan.
  • Berfungsi sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
  • Sekretaris berfungsi sebagai pelanjut keinginan seorang pimpinan terhadap bawahan yang bertujuan pelaksanaan tugas.
  • Berfungsi sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
  • Sekretaris berfungsi sebagai faktor penunjang berhasilnya fungsi, tugas dan tujuan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan “Pimpinan”

Maksud peran atau fungsi sekretaris terhadap bawahan pimpinan atau anggotanya dalam organisasi ataupun perusahaan yaitu:

  • Sekretaris berfungsi sebagai penentu kebijakan bagi pegawai bawahan yang dilakukan secara adil, yakni terkait peraturan penempatan pegawai yang sesuai akan kecakapan dan kemampuan “rule of the place”.
  • Berfungsi dalam memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat demikian dapat berjalan dalam mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing dalam organisasian atau perusahaan.
  • Berfungsi dalam memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan tujuan pekerjaan.
  • Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
  • Mengadakan pendekatan kepada pagawai untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan.
  • Bagi sekretaris dapat bersikap ramah dan komunikatif yang memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga dalam menemukan permasalahan baik dalam organisasi atau perusahaan dapat didiskusikan dan dicari penyelesaiannya.

Tujuan Sekretaris

Tujuan dibentuknya sekretaris dalam organisasi atau perusahaan yaitu:

"Sekretaris" Pengertian Menurut Para Ahli & ( Fungsi - Tujuan - Jenis )

  • Sekretaris bertujuan menjamin kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan dan bertanggung jawab dalam aktivitas rutin dalam perusahaan/organisasi dan menyalurkan pengetahuan yang dimiliki.
  • Sebagai acuan utama untuk membicarakan permasalahan terhadap pimpinan dalam meningkatkan tugas dan fungsi organisasi atau perusahaan.
  • Membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama dalam kegiatan administrasi.
  • Meningkatkan citra atasan.
  • Memperlancar kegiatan ketatausahakan dikantor seperti mengetik, kompiter, kearsipan dan penggandaan dokumen yang diperlukan suatu perusahaan.
  • Mempererat hubungan atasan dengan bawahan dalam hal komunikasi atau dengan kata lain sebagai media penghubung antara atasan dan bawahan dalam perusahaan.
  • Media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian dalam perusahaan/organisasi.

Jenis-Jenis Sekretaris

Dalam Wursanti “2006:2” sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis yang diantaranya yaitu:

Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi atau sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan juga berkedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi yaitu sekretaris jendral, sekretaris kabinet, sekretaris wilayah dan lain sebagainya.

Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi ialah seseorang yang mengejakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang dan bersifat pribadi, dengan kata lain, sekretaris pribadi ialah seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.

Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan ialah seseorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas perkantoran untuk pimpinan tertentu.

Demikianlah pembahasan mengenai “Sekretaris” Pengertian Menurut Para Ahli & ( Fungsi – Tujuan – Jenis ) semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,, terima kasih banyak atas kunjungannya. 🙂 🙂 🙂

Baca Juga: