Surat Dinas : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Ciri, Jenis & Contohnya

Diposting pada

Surat Dinas : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Ciri, Syarat, Jenis, Struktur Dan Contohnya – Secara umum Surat merupakan suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi. Namun kali ini kami akan membahas mengenai Surat Dinas yang dimana dalam hal ini meliputi pengertian surat dinas, fungsi surat dinas, ciri surat dinas, syarat surat dinas, jenis surat dinas, struktur surat dinas dan contoh surat dinas. Untuk lebih memahami dan mengerti simak ulasan selengkapnya dibawah ini.


Pengertian Surat Dinas

Lantas apa yang dimaksud dengan surat dinas ?? Pengertian Surat Dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas. Surat dinas juga dapat didefinisikan sebagai surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas umumnya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan.


Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau sebuah lembaga yang digunakan untuk keperluan kedinasan. Dalam surat dinas berisi tentang keperluan kerja yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah maupun instansi swasta.


Isi surat dinas biasanya berisi pengumuman, pemberian izin, pemberian tugas dan lain sebagainya. Jadi apabila ada surat yang ditujukan ke pihak lain dari suatu instansi yang berhubungan dengan kepentingan tugas maka surat itu dinamakan surat resmi. Surat dinas disebut dengan surat resmi karena sistem penulisan surat dinas harus ditulis dengan format dan bahasa yang resmi.


Surat Dinas adalah salah satu alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi pemerintah. Karena surat dinas itu dibuat oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai pejabat instansi,  pemerintah, maka surat dinas itu disebut juga surat jabatan. Di samping itu dikenal pula sebutan surat resmi untuk surat dinas atau surat jabatan ini, karena surat dinas dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah dalam arti bukan oleh suatu organisasi swasta.


Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas.  Kita juga dapat mendefinisikan surat dinas sebagai surat  yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta.


Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain. Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi.


Tujuan Surat Dinas

Tujuan surat dinas dikeluarkan adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan dan lain-lain, kepada staff di instansi/lembaga terkait. Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus dimana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.


Fungsi Dan Kegunaan Surat Dinas

Seperti yang telah disebutkan pada pengertian surat dinas diatas, surat resmi ini dibuat untuk maksud dan tujuan tertentu. Nah berikut ini ialah fungsi dari surat dinas:

  • Sebagai pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja, surat izin dan surat keputusan.
  • Sebagai alat pengingat, baik kepada pemberi surat maupun penerima surat dinas tersebut, itu sebabnya surat dinas harus selalu diarsipkan.
  • Sebagai bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau lembaga.
  • Sebagai alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.
  • Sebagai pedoman dalam sebuah pekerjaan
  • Sebagai alat pengikat
  • Sebagai bukti perkembangan suatu instansi
  • Sebagai arsip suatu instansi
  • Dan masih banyak lagi.

Baca Juga : Surat Berharga : Pengertian Menurut Para Ahli, Manfaat, Ciri, Jenis Dan Contohnya


Ciri-Ciri Surat Dinas

Kita dapat mengenali sebuah surat dari karakteristiknya yang berbeda dengan jenis surat lainnya. Nah berikut ini ialah ciri-ciri surat dinas pada umumnya:

  • Terdapat kepala surat “kop surat” serta nama instansi/lembaga pada bagian kepala surat.
  • Surat dinas memiliki nomor surat dan juga lampiran sebagai berkas pendukung.
  • Surat dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta dibuat dalam format tertentu.
  • Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat.
  • Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/lembaga yang mengeluarkannya.
  • Bahasa yang dipergunakan adalah bahasa baku dan resmi
  • Adanya salam pembuka, seperti: Dengan hormat,…
  • Adanya salam penutup, seperti: Demikian surat ini…
  • Ada nomor surat
  • Lapiran bisa ada bisa tidak
  • Format surat tententu, biasanya format surat yang resmi
  • EYD yang digunakan benar
  • Adanya perihal yang jelas
  • Penggunaan cap atau stempel asli dari kantor/instansi tempat surat dibuat
  • Adanya kop surat disertai instansi/lembaga yang bersangkutan
  • Pemakaian media yang sesuai seperti ukuran, warna, jenis kertas, dan warna tinta
  • Bahasa yang dipakai singkat, lugas, dan jelas
  • Bahasa yang digunakan santun
  • Fakta boleh disajikan sesuai keperluan (bila benar-benar perlu)

Baca Juga : “Surat Izin Tempat Usaha ( SITU )” Pengertian & ( Fungsi – Syarat / Cara Membuatnya )


Syarat – Syarat Surat Dinas

Dalam penulisannya surat dinas dibuat dalam format tertentu, nah berikut ini ialah syarat-syarat penulisan sebuah surat dinas yaitu:

  • Format surat dinas harus dibuat sesuai dengan standar surat resmi dengan format yang teratur.
  • Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat dan jelas.
  • Bahasa yang digunakan dalam surat dinas ialah bahasa baku, sopan dan mudah dimengerti.
  • Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/instansi yang mengeluarkannya.
  • Format penulisan harus baik dan sesuai dengan format surat dinas
  • Isinya tidak terlalu panjang dan harus langsung pada inti yang akan disampaikan.
  • Isinya harus menggambarkan citra dari instansi yang membuatnya
  • Bahasa yang digunakan menggunakan bahasa yang sopan, resmi dan mudah dimengerti.
  • Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.
  • Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

Baca Juga : “Surat Edaran” Pengertian & ( Macam – Fungsi – Bagian – Contoh )


Jenis-Jenis Surat Dinas

Sebenarnya ada banyak sekali yang termasuk dalam jenis surat dinas, beberapa diantaranya ialah:


Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepadaseseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar,  permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara, untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok- pokok berikut.

  • Identitas pemohon
  • Isi permohonan.
  • Tujuan dan alasan pemohon.
  • Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
  • Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang  perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu  berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut :

  • Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
  • Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
  • Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi sesorang/barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas  permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan :

  • Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.
  • Data pribadi pihak yang diterangkan.
  • Isi keterangan.
  • Keterangan tanggal berlakunya surat.
  • Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.


Surat Panggilan Kerja

Surat resmi yang bertujuan untuk memanggil seorang calon pegawai untuk melakukan wawancara, pengujian dan keperluan lainnya terkait panggilan kerja.


Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi/lembaga kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas. Umumnya perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.


Surat Perjanjian Kerja

Surat resmi yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani oleh calon pekerja dan pihak perusahaan. Surat ini umumnya dilengkapi dengan ketentuan yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.

Baca Juga : “Surat Pembaca” Pengertian & ( Ciri – Fungsi – Manfaat – Penulisan – Contoh )


Struktur Surat Dinas Dan Contohnya

Sesuai dengan penjelasan pada pengertian surat dinas, surat resmi ini memiliki beberapa bagian yang harus tertera secara jelas, bagian-bagian surat dinas tersebut diantaranya ialah:

Contoh Surat Dinas

Kop Surat Atau Kepala Surat

Merupakan bagian teratas dari sebuah surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Kop surat terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau lembaga. Yang dimana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas organisasi tersebut.

Tanggal surat

Terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.

Nomor

Terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.

Lampiran

Lampiran yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip.

Perihal atau hal

Perihal merupakan isi pokok dari surat dinas, seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat tersebut.

Alamat

Terdapat 2 (dua) macam penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada untuk instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai sebab sudah ditulis pada amplop. Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.

Salam Pembuka

Salam pembuka dipakai untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.

Isi surat

Isi dari surat haruslah sesuai dengan perihal.

Salam penutup

Salam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat.

Nama

Tulislah nama lengkap orang yang mengirim surat.

Tembusan

Tembusan dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.

Inisial

Inisial ditempatkan pada bagian kiri dibawah tembusan surat (jika memang ada). Inisial digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial dapat juga menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya hanya orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.


Cara Menulis Surat Dinas Resmi

Dalam Surat Dinas walaupun pembuat suratnya dari instansi yang berbeda tetap menggunakan bahasa yang resmi, yaitu bahasa Indonesia yang disesuaikan dengan ejaan yang berlaku, sedangkan format baku dalam surat adalah sebagai berikut :

  1. Kepala Surat
  2. Nomor
  3. Hal
  4. Lampiran
  5. Tanggal Pembuatan Surat
  6. Alamat yang dituju
  7. Salam pembuka (tidak harus ada)
  8. Isi surat
  9. Salam penutup (tidak selalu ada)
  10. Nama terang, tanda tangan pengirim surat
  11. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis Surat Dinas Untuk menghindari kesalahan penempatan bagian-bagian surat resmi, ada beberapa hal yang perlu kamu ketahui tentang penulisan surat jenis ini, di antaranya sebagai berikut :
  12. Penulisan tanggal surat tidka perlu didahului nama tempat/kota jika nama kota telah tercantum pada kop surat/kepala surat. Selain itu, angka tahun tidka perlu diikuti tanda baca apapun.
  13. Apabila dalam surat ada yang dilampirkan, seperti kuitansi, brosur, atau fotokopi, pelampiran tersebut cukup ditulis jumlahnya saja pada lampiran. Jika tidka ada yang dilampirkan berarti kata lampiran tidak perlu dicantumkan dan penulisan langsung pada Nomor Surat dan Perihal.
  14. Bagian hal atau perihal hendaknya dituliskan secara ringkas dengan init persoalan yang akan dibahas di dalam surat.
  15. Penulisan alamat surat sebagai berikut.
  16. Penulisan alamat tidak perlu diawali dengan kata kepada karena sudah jelas bahwa alamat yang ditulis adalah alamat yang dituju.

Contoh Penulisan Yang Dianjurkan

Yth. Direktur Personalia PT Makmjr Sejati

Jalan Ahmad Yani Nomor 50

Surabaya

Penulisan sapaan seperti Saudara, Bapak, Ibu, dan Tuan tidak digunakan di depan gelar, pangkat dan jabatan, kecuali, langsung diikuti nama yang dituju.

Contoh penulisan yang tidak dianjurkan:

Yth. Bapak Drs. Sihar Ramses Simaputang

Contoh penulisan yang dianjurkan:

Yth. Bapak Sihar Ramses Simaputang

Salam pembuka yang cukup dikenal di antaranya sapaan “dengan hormat”/ sapaan ini ditulis sebagai berikut.

Misalnya: dengan hormat,  Namun demikian, sapaan-sapaan lain pun dapat digunakan. Sapaan-sapaan yang bernada takzim, hormat, resmi dan tidak berlebihan.

  • Kalimat pembuka yang biasa digunakan ada beberapa macam, bergantung pada keperluan surat, seperti contoh berikut.
  • Menyambung surat kami tanggal . . . No . . .
  • Dengan ini kami beritahukan bahwa . . .
  • Isi surat jangan sampai mengaburkan pembaca. Untuk itu, usahakan agar isinya singkat dan jelas.
  • Salam penutup biasanya menggunakan ketentuan sebagai berikut.
  • Huruf pertama kata salam, hormat dan wassalam ditulis dengan huruf kapital.
  • Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma.

Baca Juga : Sidang BPUPKI – Hasil, Anggota, Pembentukan, Sejarah Dan Ringkasannya


Contoh Surat Dinas RESMI

 Beberapa contoh surat dinas di antaranya sebagai berikut :

Contoh Surat Dinas Sekolah

PEMERINTAH PROPINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) NEGERI 1234 JAKARTA

Jl. Jaya 123 Jakarta, telp. (021) 555-12345


                                                                                                                                                             Jakarta, 20 September 2014

Nomor      : 299/smp249/2014
Lampiran : –
Perihal      : Undangan Wali Murid

Yth. Orang Tua / Wali Murid


                                                                                                                                                            SMP Negeri 1234 Jakarta,



Assalamu’alaikum Wr. Wb., salam sejahtera bagi kita sekalian
Dalam rangka memperingati hari ulang tahun SMP Negeri 1234 Jakarta, Kami pengurus OSIS akan melakukan acara santunan kepada anak yatim piatu, dan mohon kiranya para Orang Tua / Wali Murid dapat berpartisipasi dalam memberikan sumbangan, oleh karena itu kami mohon kehadirannya pada :

Hari / tanggal    :  Senin / 22 september 2014
Tempat               :  Aula Serba Guna SMP Negeri 1234
Acara                   :  Partisipasi dari Orang Tua / Wali Murid

Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadirannya tepat pada waktunya, demikian undangan ini , atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan terimakasih. Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

                 Mengetahui,                      
Kepada Sekolah SMP Negeri 1234 Jakarta                                                                                                                                       Ketua OSIS

 

                      Murdiono                                                                                                                                                                           Samson Galau
          NIP : 122133144155166


Baca Juga : Hak Istimewa VOC -Kepanjangan, Latar Belakang, Tujuan Dan Kebijakannya

Contoh Surat Dinas Perusahaan untuk Penawaran

SEGAR ALAM ABADI
Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4  Jl. Raya  Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: info@segaralamabadi.com

Nomor                 : 005/PTSAB/60/VIII/2016
Perihal                 : Penawaran Jasa
Lampiran            : –

 

Kepada
Bapak/ Ibu Calon Customer
PT. Segar Alam Abadi
Di  tempat

 

Dengan hormat,

Perkenalkan,kami dari PT. Segar Alam Abadi yang dalam hal ini kami bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Baik dalam ataupun Luar pulau, kami berniat menawarkan bentuk kerja  sama dalam bidang expedisi. Besar harapan kami bisa membantu pendistribusiannya. Adapun service yang kami berikan DOOR to DOOR,Cy to DOOR,atau pun Cy to Cy.

kami juga melayani trucking untuk seluruh wilayah Indonesia. Disini kami memprioritaskan keamanan, kenyamanan coustemer. Kami berusaha berkomit dengan LEAD time yang kami berikan.jika,kedepannya Bapak/ Ibu berkehendak membutuhkan jasa kami. Dengan senang hati,kami akan memberikan penawaran  harga.

Sekian surat penawarn ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.

 

                                                                                                                                                                  Bandung, 19 Agustus 2016

                                                                                                                                                                   Kepala Departemen SDM
                                                                                                                                                                   PT. Segar Alam Abadi


Contoh Surat Dinas Undangan Resmi

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA
KABUPATEN BREBES


                                                                                                                                                                  Brebes, 20 September 2014

Nomor           : 010 / DPO / V / 2014
Lampiran      : –
Perihal           : Undangan


Yth. Sdr. Raul Simanjuntak

                                                                                                                                                                    Jl. Ambasador No. 123

                                                                                                                                                                    Brebes

Dengan hormat,

Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:
Hari               : Senin , 22 September 2014
Tempat         : Aula Serba Guna ,  Kab. Brebes
Waktu           : 10.00 – 12.00 WIB
Acara            : Dengar pendapat dengan Dewan DPRD Kab. Brebes

Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih
                                                                                                                   

                                                                                                                                                                 Hormat kami,
                                                                                                                                                    Kepala Dinas DikPoRa Kab. Brebes

 


                                                                                                                                                                 Drs. Samosir Samson


Analisis Dari surat dinas

Surat Pertama

Menurut kelompok kami, pada surat pertama memiliki kekurangan, karena di bagian kop surat tidak terdapat logo. Untuk bagian-bagian lainnya  sudah memenuhi persyaratan surat dinas. Misalnya pada alamat surat ini, kata kepada digunakan pada instansi – instansi yang lainnya sedangkan kata yang terhormat digunakan kepada orang yang bersangkutan.


Surat Kedua

Menurut kelompok kami, pada surat pertama memiliki kekurangan, karena di bagian kop surat tidak terdapat logo. Sedangkan bagian-bagian surat dinas, syarat-syarat dan ciri-ciri surat dinas kami tidak menemukan adanya kesalahan apapun.


Surat Ketiga

Menurut kelompok kami, pada surat pertama memiliki kekurangan, karena di bagian kop surat tidak terdapat logo. Sedangkan bagian-bagian surat dinas, syarat-syarat dan ciri-ciri surat dinas kami tidak menemukan adanya kesalahan apapun.


Baca Juga : 


Demikianlah pembahasan mengenai Surat Dinas : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Ciri, Syarat, Jenis, Struktur Dan Contohnya semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,, terima kasih banyak atas kunjungannya.